Il file proviene dall'archivum latino, anche se la sua origine più remota è in lingua greca e può essere tradotto come "residenza dei magistrati" . Il termine è usato per nominare l' insieme ordinato di documenti che una società, un'istituzione o una persona sviluppa nell'ambito delle loro attività e funzioni.
Ad esempio: "Non ricordo quando abbiamo firmato il contratto: userò il file per confermarlo", "Ho una carriera senza errori, devi solo andare al file e controllarlo per conto tuo", "Questo giornalista è riconosciuto per aver mantenuto il file più importante del cinema uruguaiano . "
Il luogo in cui sono conservati documenti importanti per un'organizzazione è anche conosciuto con il nome del file: "L'Archivio Generale della Nazione conserva migliaia di testi che sono una preziosa testimonianza della storia nazionale", "Puoi trovare maggiori informazioni nell'archivio del Congresso ", " Un incendio nell'archivio del teatro distrugge le sceneggiature originali delle opere più famose " .
Alcuni decenni fa, gli archivi erano esclusivamente fisici, poiché non c'era la tecnologia necessaria per archiviarli in modo digitale; prima che le società iniziassero a inserire i loro documenti nelle banche dati, avevano immensi magazzini pieni di scaffali alti, in cui erano custodite scatole e cartelle, che lottavano inutilmente contro il deterioramento del passare del tempo.
Durante questo processo di digitalizzazione, molte aziende hanno scoperto di aver perso parte dei loro file a causa dell'azione dell'umidità, che produce la decomposizione della materia che viene poi popolata da funghi e divorata dagli insetti. D'altra parte, a seconda del tipo di inchiostro utilizzato, alcuni vecchi documenti possono mostrare una perdita di nitidezza, al punto di diventare praticamente illeggibili.
Vale la pena ricordare che, per ragioni diverse, alcuni libri e documenti non possono essere scartati per essere sostituiti da una versione digitale, poiché hanno un valore storico che richiede la loro conservazione in formato fisico. Tuttavia, il passaggio del suo contenuto a un computer, così come la sua scansione da visualizzare in tre dimensioni, sono ideali per ridurre il suo deterioramento e consentire alle persone di rivederlo e osservarlo tutte le volte che lo desiderano.
L' azione e l'effetto del deposito (salvataggio di documenti, chiusura di un caso) possono essere menzionati come un file: "Il segretario ha già presentato la documentazione, così procederò a file", "La famiglia della vittima è furiosa come il giudice ha ordinato il file del caso . "
Nel campo della tecnologia dell'informazione, un file è un insieme di informazioni digitali che possono essere memorizzate in un computer o in un altro tipo di dispositivo: "Per favore, chiedi a Rubén di inviarmi di nuovo il file via email poiché non l'ho mai ricevuto", "È un file molto pesante: ci vorrà molto tempo per il download . "
Ogni tipo di contenuto di solito richiede un tipo diverso di file, che si adatta alle tue esigenze: un testo non viene memorizzato allo stesso modo di un'immagine o di un video. Tuttavia, all'interno di ogni classe ci sono anche diverse alternative, che di solito influenzano lo spazio che occupano su disco ; Ciò è dovuto al fatto che l'informatica offre tante opzioni per svolgere un compito come gli esseri umani hanno idee, e ogni volta che un metodo per salvare e caricare le informazioni in modo più efficiente, la dimensione dei file è ridotta.
D'altra parte, ci sono strumenti in grado di comprimere i file; Tra i più noti ci sono WinRAR, WinZIP e 7-ZIP. Con il suo aiuto è possibile ridurre considerevolmente la dimensione di alcuni documenti, anche se in alcuni casi, come i video ad alta definizione e le immagini che sono già stati ottimizzati, non sono molto efficaci.