Un ordine d'acquisto o una nota d'ordine è un documento che un acquirente consegna a un venditore per richiedere determinati articoli . Descrive l'importo da acquistare, il tipo di prodotto, il prezzo, le condizioni di pagamento e altri dati importanti per l'operazione commerciale.

Ad esempio: "Juana, prendi l'ordine di acquisto da Martinez e prepara l'ordine che verrà ritirato in un'ora", "Un ordine di acquisto è appena arrivato per un valore di 5.000 dollari", "Non capisco cosa sia successo: nel la compagnia mi dice che non hanno mai ricevuto l'ordine d'acquisto . "

In generale, l'ordine di acquisto menziona il luogo e la data di emissione, il nome e l'indirizzo dell'acquirente e del venditore, le informazioni fiscali, i dettagli della merce ordinata e le condizioni di pagamento e di consegna. È importante chiarire che questo documento non è valido come fattura .

L'ordine d'acquisto ha almeno un duplicato, poiché l'originale viene consegnato al venditore mentre l'acquirente conserva il duplicato. In questo modo, entrambi hanno la prova dell'operazione che verrà specificata: l'acquirente, per dimostrare quali beni ha richiesto; il venditore, per preparare l'ordine e avviare il processo di fatturazione.

In breve, si può affermare che l'ordine di acquisto è una richiesta scritta per determinati prodotti a un prezzo concordato e con determinate condizioni di pagamento e consegna. È un'autorizzazione che l'acquirente concede di presentare una fattura per l'acquisto della merce.

È noto come un ordine di acquisto aperto a uno la cui validità dura fino a quando il suo emittente lo annulla espressamente. Va detto che ciò può verificarsi anche per determinati motivi specifici, come il fatto che l'attività in questione non esiste più o che il suo prezzo di mercato ha superato un limite stabilito all'inizio dell'accordo. L'utilizzo di un ordine di acquisto aperto presenta diversi vantaggi per le aziende, alcuni dei quali sono spiegati di seguito:

* Prima di tutto, l'ordine di acquisto facilita il calcolo dei livelli di inventario appropriati da parte dei dipendenti e consente di rilevare con maggiore precisione quando è necessario effettuare un nuovo ordine di approvvigionamento. Dal lato del compratore, consente di prendere un controllo dei costi più efficiente attraverso l'uso di misure di risparmio, come un inventario just-in-time ;

* I fornitori possono sapere se i concorrenti hanno pari opportunità in un'azienda grazie alle offerte. È importante ricordare che maggiore è la concorrenza, più convenienti saranno i prezzi per l'acquirente. Inoltre, questo gli apre le porte per influenzare con più forza i negoziati, per ottenere contratti più favorevoli per lui;

* dato che i prezzi di un ordine di acquisto aperto rimangono stabili per un certo periodo di tempo, ciò serve a combattere l'inflazione potenziale;

* uno dei punti fondamentali è la certezza che questo tipo di ordine fornisce a fornitori e acquirenti il ​​costo dei servizi e delle merci coinvolte. Esiste una serie di garanzie relative al prezzo, alla quantità, alle condizioni di pagamento e ai requisiti di consegna che generano tranquillità per entrambe le parti;

* dà ai fornitori la garanzia che guadagneranno periodicamente un determinato reddito;

* quando l'ordine è di notevole entità e l'acquirente è una società importante, il venditore può utilizzare gli ordini di acquisto aperti per creare una linea di credito;

* diminuisce il tempo necessario per effettuare ordini, dal momento che il processo di acquisto è codificato nell'ordine aperto, che consente agli acquirenti di utilizzare quel tempo per altri problemi.