Definizione assistente amministrativo

Il concetto di ausiliario, che deriva dalla parola latina auxiliāris, viene utilizzato per qualificare la persona o la cosa che fornisce assistenza o qualche tipo di aiuto . L'amministrazione, d'altra parte, allude a ciò che è collegato all'amministrazione (l'atto di organizzare o organizzare le risorse per raggiungere un obiettivo).

Assistente amministrativo

La nozione di assistente amministrativo si riferisce a una posizione o posizione lavorativa che esiste nella maggior parte delle aziende . L'assistente amministrativo ha il compito di sviluppare varie attività dell'amministrazione aziendale .

Gli assistenti amministrativi svolgono un tipico lavoro d'ufficio: archiviare documenti, svolgere pratiche burocratiche, gestire l'agenda, ecc. Di solito queste persone sono al servizio di un superiore gerarchico, aiutandolo a svolgere i suoi compiti.

Il manager di un'azienda, ad esempio, può chiedere all'assistente amministrativo di incassare tutte le fatture degli acquisti effettuati nell'ultimo semestre per analizzare le spese, le garanzie in vigore e altri dati . L'assistente amministrativo, d'altra parte, può essere richiesto di comunicare con i clienti che registrano un debito con l'impresa per coordinare a che ora un collezionista può ritirare il pagamento.

Un assistente amministrativo deve avere conoscenza del servizio clienti e dei fornitori, marketing, tecniche commerciali, standard di qualità, protocollo, relazioni umane, documentazione e tecnologia dell'informazione, tra gli altri argomenti. Più conoscenza ha l'assistente amministrativo, più lui / lei può sviluppare il proprio lavoro e maggiori possibilità lui / lei dovrà crescere nella struttura interna dell'organizzazione.

Anche se a volte questo lavoro non riceve molto rispetto dalla società, poiché non è ad un livello gerarchico elevato, è necessario sottolineare che gli uffici non potrebbero funzionare correttamente ed efficientemente se non fosse per gli assistenti amministrativi . L'ampio e variegato numero di compiti che svolgono quotidianamente dovrebbe essere considerato insieme per apprezzarne l'importanza.

Quindi fondamentale è la presenza dell'assistente amministrativo in un'azienda il cui lavoro dipende in larga misura dall'uso delle informazioni e dal funzionamento dei sistemi amministrativi. Vediamo di seguito alcune delle sue funzioni più significative nei dettagli:

* supporto amministrativo : si effettua mediante fotocopie di documenti, archiviazione, invio di messaggi tramite mezzi digitali, assistenza telefonica, gestione degli input e registrazione dei messaggi in arrivo. Oltre a questi compiti specifici, non è raro sostituire il personale della centrale telefonica e la reception quando sono assenti;

* Gestione delle corrispondenze : sebbene negli ultimi decenni il volume della corrispondenza fisica sia diminuito considerevolmente a causa del sovraffollamento di Internet, le aziende continuano a inviare e ricevere pacchetti e il lavoro dell'assistente amministrativo è fondamentale affinché tutto possa raggiungere la sua destinazione;

* gestione del file : questo punto può generare confusione, poiché nelle grandi aziende solitamente esiste una posizione specifica per l'amministrazione del file . Tuttavia, quando il volume dei documenti non è così grande, l'assistente amministrativo può farsi carico dell'ordine e archiviarli per un uso successivo;

* controllo del personale : tra i loro compiti in quest'area vi è il record di assenze, ore lavorate, diritti a giorni di riposo e reclami;

* trascrizione di testi : è comune chiedervi di passare una bozza al computer o trascrivere una registrazione;

* contabilità : come se tutto ciò non fosse sufficiente, alcuni assistenti amministrativi hanno l'obbligo di svolgere compiti quali la preparazione delle fatture e il calcolo dei salari, il contributo alla sicurezza sociale, la detrazione delle imposte e il costo di ordini.

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