Un sistema è un modulo ordinato di componenti interagenti che sono correlati. L'idea di contabilità, nel frattempo, si riferisce a quella legata alla contabilità (il metodo che consente di conservare i conti di un'organizzazione).

La nozione di sistema contabile, in questo modo, può essere compresa in diversi modi. Nel suo senso più ampio, è l' insieme di elementi che registrano le informazioni finanziarie e le interrelazioni di questi dati . Questa struttura, per le sue caratteristiche, contribuisce al processo decisionale nel campo della gestione.

Nello specifico, possiamo stabilire che i pilastri di qualsiasi sistema contabile sono tre, che consentono di modellarlo:
-Registrazione dell'attività finanziaria, che deve essere aggiornata e che deve essere inclusa nel documento stabilito per esso.
-Classificazione delle informazioni in gruppi e categorie in modo che possano essere studiate, analizzate e utilizzate nel modo più appropriato possibile.
-Resumo di tutte le informazioni della contabilità della società in questione, in modo che possa essere preso in considerazione dalle persone che si trovano di fronte all'entità.

I sistemi contabili sono composti da vari tipi di documenti e comportano la partecipazione di specialisti ( commercialisti ) che sono responsabili della registrazione accurata e dell'analisi delle informazioni . I ragionieri di solito lavorano in collaborazione con dirigenti o responsabili delle decisioni aziendali.

Oltre a quanto sopra, è importante conoscere altri dati rilevanti relativi a qualsiasi sistema contabile considerato fondamentale:
-Deve essere un sistema ben progettato, comprensibile e completo.
-Se è fatto nel modo corretto, permetterà di intraprendere un controllo completo della contabilità della società facilitando nel contempo il processo decisionale appropriato in ogni momento.
-Molti e vari sono gli obiettivi che si cercano di ottenere quando si effettua un sistema di contabilità. Tuttavia, tra questi spiccano: predire i flussi di cassa, esercitare il controllo sulle operazioni della società in questione, supportare i manager nelle loro funzioni, assistere allo sviluppo delle statistiche, facilitare il processo decisionale in merito alle nuove progetti e direzioni aziendali ...
-Per essere di grande utilità per coloro che sono responsabili dell'entità, è stabilito che è essenziale che qualsiasi sistema contabile sia comprensibile, utile, neutrale, pienamente verificabile ...

Al momento, il concetto di sistema contabile è solitamente associato al programma per computer che consente di registrare le informazioni. Il software di contabilità ha diversi moduli in modo che un'azienda possa prendere i propri libri e bilanci in digitale e con strumenti che facilitano i calcoli.

È persino possibile creare un sistema di contabilità di base in un foglio di calcolo . È quindi possibile registrare le entrate e le spese di una famiglia, assegnando un foglio per il mese corrente. I movimenti del periodo, a loro volta, possono essere automaticamente riflessi in un altro foglio in cui i risparmi della famiglia sono aumentati o ridotti. Come puoi vedere, il foglio elettronico funziona come un sistema di contabilità.